In 10 Schritten zu besseren E-Mails

„Argh!!“ und „Hä???“ sind wahrscheinlich die am häufigsten gehörten Laute in Verbindung mit E-Mails. Ersterer, wenn einem nach Abschicken einer wichtigen Mail ein peinlicher Fehler auffällt. Letzterer beim Versuch, den Inhalt einer eingegangen Nachricht zu entschlüsseln.

Aber gute E-Mails schreiben ist gar nicht so schwer. Mit den nachfolgenden Tipps könnt ihr die größten Fehler umgehen und unnötige Nachfragen (Stichwort: „AW: AW: AW: Weiteres Vorgehen“) vermeiden.

Wir arbeiten uns chronologisch durch die E-Mail – von Betreff bis Schlussformel. Einen paranoiden Tipp aber vorneweg: Wenn ich eine wirklich wichtige E-Mail bzw. Antwort auf eine E-Mail schreibe, lösche ich die Empfänger-Adresse(n) immer aus dem „An“-Feld und füge sie erst wieder ein, wenn ich wirklich alles geprüft habe und die Mail raus kann. Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste und so.

Am Ende des Artikels findet ihr eine Checkliste anhand derer ihr eure E-Mails vor dem Abschicken auf Fehlerfreiheit prüfen könnt.

1. Betreff

Oft schreibt man ja E-Mails zeitnahe, etwa nach einem gerade beendeten Telefonat oder nach einer Besprechung, wenn allen Beteiligten der Themenkomplex noch frisch im Kopf ist.

Beim Formulieren des Betreffs einer E-Mail solltet ihr aber immer langfristig denken: Was, wenn ihr oder die EmfängerInnen die enthaltenen Informationen in einem halben Jahr nochmal sucht? Findet ihr dann in einem prall gefüllten Postfach eine E-Mail die nur den Betreff „Zusammenfassung Meeting“ hat?

Spart beim E-Mail-Betreff nicht mit Informationen. Lieber zu viele als zu wenige. Das kann sein:

  • die genaue Beschreibung des Themas
  • das Datum
  • wichtige Namen

Statt „Zusammenfassung Meeting“ könnte der Betreff der einfach wiederauffindbaren E-Mail „Resultate Vertriebs-Meeting zur Kundengewinnung – Oktober 2019“.

2. Anrede

“Sehr geehrte/r Herr/Frau” – vielleicht in einem Brief an die Versicherung oder ans Amt. Aber im weniger steifen Berufsalltag darf es auch etwas lockererer sein.

Bei fremden Personen oder Kunden kommt vielleicht “Hallo” oder “Hi” nicht so gut. Aber mündlich nennt auch nie jemand den Gegenüber “sehr geehrt/e”, wieso also dann im Schriftlichen? “Guten Tag” ist förmlich genug.

Nach der Grußformel folgt ein Komma, dann der Name des/der EmpfängerIn. Anschließend ein weiteres Komma bevor es mit der eigentlich Nachricht losgeht.

Es gibt Leute, die das zusätzliche Komma vor dem Namen komisch finden. Ich denke, dass liegt daran, dass es so wenig genutzt wird. Falls es auch so geht, habe ich gute Nachrichten: Es ist auch geduldet, das Komma wegzulassen

Einige Mailprogramme verwandeln den ersten Buchstaben nach der Anrede gerne in einen Großbuchstaben. Das ist im Englischen vollkommen korrekt, aber im Deutschen falsch.

(Vollidioten-Hinweis: Das gilt natürlich nicht, wenn das erste Wort ein Substantiv oder Eigenname ist. D’uh.)

3. Verständnis

Kennt ihr diese E-Mails mit Bandwurmsätzen? In denen zwanzig Kommas vorkommen, aber nur drei Punkte? Lesefluss und Verständnis tut das nicht gut.

Wer dazu tendiert, Nebensatz an Nebensatz zu hängen und ellenlange Absätze zuschreiben, sollte folgende Devise im Hinterkopf behalten:

Ein Satz ein Gedanke. Ein Absatz ein Gedankengang.

Habt Mut zum Punkt. Kurze Sätze sind keine Schande.

4. Kontext

Der Kontext fehlt oft nicht nur, weil man ihn sechs Monate später vergessen hat. Sondern auch, weil nie genug davon da war.

Schreibt eure E-Mails so, dass sie auch ohne Lektüre des vorherigen Schriftverkehrs oder Beteiligung an der vorausgegangen Unterhaltung verständlich sind.

Mehr Details/Wiederholungen aufzunehmen als ihr zum Zeitpunkt des Schreibens für notwendig haltet, mag euch komisch vorkommen. Aber dem/der EmpfängerIn hilft es.

5. Namen

Nichts wirkt unprofesioneller (und nichts tut einem mehr weh, wenn man es im Nachhinein feststellt), als die Namen der EmpfängerInnen falsch zu schreiben.

Auch ganz böse: Leuten das falsche Geschlecht zuordnen. Prüft auf jeden Fall vor dem Abschicken nochmal, ob der Herr wirklich ein Herr, die Frau wirklich eine Frau, Vor- und Nachname richtig geschrieben ist und ob keine unlogischen Kombinationen von Anrede und Namen, à la „Herr Claudia Müller“ entstanden sind.

Achtet außerdem auf die richtige Schreibweise von Firmennamen und Produkten. Dabei geht es nicht nur um die korrekte Aneinanderreihung von Buchstaben (also das Vermeiden von Tippfehlern), sondern auch um die Schreibweise. So wie ein iPhone kein Iphone oder gar ein I-Phone ist, können auch Firmen und Produkte unkonventionell geschrieben werden.

6. Satzzeichen

Der Deutschen unliebstes Satzzeichen muss das Komma sein. Denn ich sehe bei weiten nicht genug von ihm.

Zugegeben: So einfach ist das mit diesen Kommata nicht. Aber es gibt ein paar Fälle, die man sich merken kann:

  • ein Komma vor „dass“, „weil“, „wenn“, „da“
  • kein Komma vor „und“ und „oder“ (Anmerkung: In bestimmten Fällen ist ein Komma nicht falsch, benötigt wird es aber nicht.)
  • Komma vor dem erweiterten Infinitiv (also „zu“ + das Verb in der Grundform; z. B. „Ich erlaubte ihm, mit dem Motorrad zu fahren.“)
  • ein Komma vor „als“ nur, wenn der Vergleich zwei Verben beinhaltet (z. B. „Er fährt schneller, als die Polizei erlaubt.“)

Und was ist mit den anderen Satzzeichen?

  • Punkt: Bitte mehr davon benutzen! Macht lieber viele kürzere Sätze als ein paar Bandwurmsätze.
  • Ausrufezeichen: Bitte spärlich verwenden. Ausrufezeichen! Wirken! Schnell! Hyperaktiv! Wenn eins sein muss, dann aber wirklich nur eins!!!
  • Doppelpunkt: Ein unterschätztes Satzzeichen! Es kann Sätze erheblich vereinfachen.

7. Abkürzungen

Alle lieben Abkürzungen für lange Namen. In wichtigen E-Mails an Menschen außerhalb des Kreises, der diese Abkürzungen tagtäglich verwendet, habe sie aber nichts zu suchen. Wir können nicht davon ausgehen, dass Aussenstehende wissen, worauf sie sich beziehen. Selbst wenn man glaubt, der Adressat wisse sicher, worauf sich „ABLE“ oder „PTS“ bezieht, ist es immer die sichere Variante Begriffe auszuschreiben.

8. Struktur

E-Mail-Programme bieten so viele Formatierungsmöglichkeiten. Warum sollte man nicht auf sie zurückgreifen, um Texte zu übersichtlicher strukturieren?

  • Hervorhebungen: Fett, kursiv, farbiger Hintergrund – nutzt es, um wichtiges zu kennzeichnen.
  • Aufzählungen: Warum hintereinander reihen, wenn es auch in Listenform geht?
  • Erwähnungen: Wie auf sozialen Medien, könnt ihr in Outlook Leute mit @ erwähnen. Sie werden dann übrigens automatisch der Empfängerliste hinzugefügt.

9. Schlussformel

Punkt 1: Nach der Schlussformel folgt kein Komma.

Punkt 2: „Mit freundlichen Grüßen“ ist so steif wie die „sehr geehrten Damen und Herren“. „Freundliche Grüße“ klingt frischer. Außerdem gibt es „viele Grüße“, „herzliche Grüße“ und nur „Grüße“, aber „beste Grüße“ gibt es nicht.

10. Korrekturlesen

„Das war a found nicht H&M oder als Ausgrùndung?“

Das, liebe Leute, ist der gesamte Text der unverständlichsten Mail, die ich je erhalten habe. Ich bitte euch inständig: Lest jede Mail, auch wenn sie noch so kurz ist, vor dem Absenden Korrektur.


Foto von Claire K auf Unsplash

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